Comment adopter le traitement intelligent des documents : le guide de DocuWare

Pour bon nombre d’entreprises, la gestion documentaire, bien qu’essentielle, est parfois laissée-pour-compte. Selon une étude de PwC, 80 % des données commerciales d’une entreprise restent non structurées, rendant leur gestion chronophage et coûteuse. Une réponse technologique émerge : l’Intelligent Document Processing (IDP), ou « traitement intelligent des documents ».

Cette technologie basée sur l’IA promet d’optimiser les processus documentaires, d’accélérer les opérations et de réduire les coûts. DocuWare, un des principaux fournisseurs de solutions de gestion documentaire (GED) et d’automatisation des workflows, propose justement un livre blanc gratuit intitulé « Le guide complet du traitement intelligent des documents (IDP) » pour accompagner les entreprises souhaitant franchir le pas. Voici pourquoi il est temps de s’intéresser à l’IDP.

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Qu’est-ce que l’Intelligent Document Processing (IDP) ?

L’Intelligent Document Processing, ou IDP, est une solution technologique qui combine intelligence artificielle, apprentissage automatique (machine learning) et reconnaissance optique avancée de caractères (OCR), pour automatiser entièrement le traitement documentaire. Son objectif principal est de transformer rapidement les données non structurées (factures, bons de livraison, emails, documents manuscrits…) en données exploitables.

DocuWare Intelligent Document Processing (IDP) permet d’exploiter rapidement les données non structurées, même en présence de notes manuscrites ou de documents endommagés.

À l’inverse des systèmes classiques, l’IDP ne se contente pas d’extraire les informations : il analyse, classifie et interprète les données en contexte, grâce à des modèles d’IA préentrainés ou personnalisés. Il en résulte une réduction significative du temps consacré aux tâches répétitives, une amélioration de la précision des données et une meilleure productivité pour les équipes.

Trois bonnes raisons d’adopter l’automatisation par l’IDP

Parmi les nombreux avantages cités dans le guide de DocuWare, trois bonnes raisons d’adopter une solution IDP ressortent particulièrement :

1. Réduction des coûts et limitation des erreurs : le traitement manuel des documents génère fréquemment des erreurs qui peuvent s’avérer coûteuses. Selon DocuWare, l’IDP permettrait de réduire ces erreurs jusqu’à 67 %, sécurisant ainsi les processus tout en diminuant sensiblement les coûts associés.
2. Une utilisation plus stratégique des ressources internes : avec l’automatisation des tâches répétitives, les équipes peuvent se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée. Concrètement, cela signifie plus de temps pour l’analyse, l’innovation ou encore l’amélioration de l’expérience client.
3. Préparer son entreprise aux défis futurs : adopter une solution IDP, c’est aussi faire un choix stratégique pour l’avenir. En automatisant les processus documentaires, les entreprises améliorent leur résilience et peuvent potentiellement absorber une croissance d’activité sans nécessairement embaucher davantage. Il s’agit ainsi d’une adaptation aux changements économiques et technologiques futurs.

DocuWare démontre dans son guide d’autres bénéfices qu’il est possible de tirer de l’automatisation de la gestion documentaire via une solution intelligente.

Comment choisir la bonne solution IDP pour votre entreprise

Devant la variété des offres disponibles, choisir la bonne solution IDP peut sembler complexe. DocuWare recommande dans son livre blanc plusieurs critères essentiels à prendre en compte :

• Facilité d’utilisation : il est préférable de privilégier les plateformes intuitives, sans courbe d’apprentissage complexe pour les utilisateurs finaux,
• Qualité et précision (Human-in-the-loop) : s’assurer que le logiciel permette l’intervention humaine en cas de besoin, pour garantir une qualité maximale dans le traitement des exceptions, est important,
• Modèles d’apprentissage automatique prédéfinis et personnalisés : il est judicieux d’opter pour une solution proposant des modèles préentrainés pour accélérer le déploiement, ainsi que des algorithmes personnalisables pour répondre précisément à vos besoins spécifiques,
• Services d’assistance complets : pensez à choisir un fournisseur capable de proposer une assistance réactive et des ressources pédagogiques accessibles,
• Sécurité et conformité : une solution IDP doit respecter les standards les plus élevés en matière de sécurité, comme le RGPD ou l’HIPAA, avec un chiffrement avancé et des journaux d’audit détaillés.

Pour aller plus loin et affiner votre réflexion, DocuWare met à disposition gratuitement son guide complet. Vous y retrouverez des informations précises et des conseils pratiques pour réussir votre transition vers une gestion documentaire intelligente.

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